Kwaliteit van VvE-portefeuilles
Eén van de kwaliteitseisen van DNB is ervoor te zorgen dat voor alle verzekerde VvE’s binnen de volmachtportefeuilles de onderliggende verblijfsobjecten staan geregistreerd op het juiste adres (conform de AFD-standaard). Om aan deze doelstelling te kunnen voldoen moet vóór 31 december 2021 voor de VvE-polissen voor de objecten ontbrekende data toevoegen of foutief geregistreerde data corrigeren. Dit kan een tijdrovend en intensief proces zijn voor de gevolmachtigde die, naast deze analyse en uit te voeren correctie, ook andere (interne) projecten en dagelijkse bedrijfsvoeringen heeft. Samen met SUIV heeft Infofolio een dienst ontwikkeld, de VvE Adrescheck. Met deze dienst worden adressen van verblijfsobjecten in de VvE-complexen in de portefeuilles op uniforme, correcte en volledige wijze aangevuld. Hierbij wordt ook ieder VvE-complex voorzien van een uniek VvE-identificatienummer, waardoor de eenduidigheid en kwaliteit van de portefeuille sterk wordt verbeterd.
In bezit zijn van een actuele en volledige VvE-portefeuille is een absolute noodzaak voor zowel de gevolmachtigde als voor de verzekeraar. Bij het uitvoeren en de VvE Adreschecks blijkt dit in veel gevallen nog niet zo te zijn. Onjuistheden in de administraties komen nu bij deze grondige controles aan het licht, maar blijken anders pas wanneer er bijvoorbeeld schade is bij een object binnen een VvE-complex. Het inzicht of het betreffende adres wel tot een VvE behoort ontbreekt bij de gevolmachtigde. Wat zijn überhaupt alle adressen die binnen het VvE-complex vallen? Er zijn praktijkvoorbeelden dat bij een grote brand in een VvE-complex achteraf bij de verzekeraar blijkt dat niet alle onderliggende adressen van het totale VvE-complex op het polisblad staan. Of dat er een claim gedaan wordt voor een schade terwijl dat adres niet op het polisblad staat. Alle adressen in een VvE hoeven namelijk niet alle adressen te zijn die verzekerd zijn.
Infofolio heeft inmiddels meerdere VvE-portefeuilles van GA’s met de VvE Adrescheckdienst uitgevoerd. In de praktijk blijkt de gevolmachtigde op verschillende manieren binnen de administraties van systeemhuizen de VvE-informatie te documenteren. Een duidelijk voorbeeld van het niet uniform handelen in de markt en het ontstaan van veel verschillen, onjuistheden of het ontbreken van correcte (adres)informatie. Hieronder een aantal bevindingen die zijn gedaan na het uitvoeren van de eerste VvE Adreschecks.
Zo blijkt soms, dat in de portefeuilles in plaats van naam van de VvE, de naam van de beheerorganisatie vermeld staat. Hiermee is compleet onduidelijk om welk VvE-complex het gaat. Het is niet gemakkelijk te herleiden om welk VvE-complex het dan wèl gaat, omdat dit uit de naam van de beheerorganisatie niet valt af te leiden. Adressen die aangeleverd worden als adres van het VvE-complex of als adres behorende tot het VvE-complex, blijken in de praktijk vaak het KvK-inschrijvingsadres te zijn. Daarbij worden ook VvE’s aangeleverd die niet eens bestaan. In de portefeuilles komen ook vaak foutieve schrijfwijzen en/of spelfouten bij de straat- en/of plaatsnaam voor. Dit vervuilt de portefeuille en bemoeilijkt het inzicht voor de gevolmachtigde in haar eigen data. In het kader van de uniforme en correcte schrijfwijze is de correctie van deze onjuistheden dus ook van grote toegevoegde waarde.
Een volledige, actueel en correcte portefeuille is dus van groot belang voor de gevolmachtigde, de (her)verzekeraar alsmede voor de verzekerde zelf. Infofolio helpt organisaties om deze VvE-portefeuilles voor de gestelde deadline op orde te krijgen.
